Работа отдела комплектования фондов ведется в соответствии с Государственным заданием и направлена на выполнение комплекса мероприятий по комплектованию национального библиотечно-информационного фонда документов Республики Саха (Якутия) на основе обязательного экземпляра документов; по поиску, выявлению и добычи библиографической информации, по учету библиотечных фондов, подписке на печатные периодические издания, приобретению прав доступа к электронным ресурсам, технологическому сопровождению социально значимой, национальной литературы, разработку теоретических, методических и организационных вопросов, связанных с деятельностью Отдела.

Отдел обеспечивает поступления обязательных экземпляров различных видов документов, изготовленных на территории Республики Саха (Якутия) или за пределами ее территории по заказу организаций, находящихся в ведении РС (Я), в порядке и количестве, установленных Федеральным и республиканским Законами «Об обязательном экземпляре документов»; комплектование на основе обязательных экземпляров документов Национального документного фонда «Сандалы Бичик»; контроль за полнотой и своевременностью доставки ОЭ. Отдел обеспечивает поиск, выявление библиографической информации и информации о ресурсах, ведет базу «Издания Якутии, отсутствующие в фондах НБ», устанавливает связи с научными организациями, вузами республики для получения сведений об изданных и готовящихся к изданию научных публикаций, устанавливает связь с авторами для получения сведений об их публикациях, а так же устанавливает партнерские отношения с научными и учебными учреждениями в целях пополнения документных фондов НБ. Отдел обеспечивает координацию и взаимодействие всех направлений деятельности по вопросам текущего комплектования, учета библиотечного фонда, подписки на печатные периодические издания, приобретения прав доступа к электронным ресурсам, технологическому сопровождению социально значимой, национальной литературы; исключению документов из библиотечного фонда в соответствии с установленным порядком.

Из воспоминаний Г.В. Сенцовой, заслуженного работника культуры ЯАССР, отличника культуры СССР, ветерана библиотеки:

«В отделе, кроме меня, работали два младших библиотекаря. Лукия Наумовна Аверенская, сестра Полицинской И.Н., занималась печатными карточками ВКП, действовала она быстро и безошибочно. Кривогорницын Егор Семенович инвентаризировал книги. Тогда он быстро ушел, но в 90-е годы вернулся со своим баяном снова в библиотеку в качестве охранника и получил все, что положено ветерану войны, а в 2000 г. коллектив отметил его 80-летие. Тогда вообще зарплата была низкой, а у младших библиотекарей совсем мизерной, поэтому сотрудники менялись. Только через 10 лет ОКЛ был удостоен библиографа, когда пришла Горбушина Валентина Марковна. Дольше других проработали Батыргареева Тамара Самигуловна и Данилова Прасковья Спиридоновна. Когда в 1966 г. под руководством Шипуновой З.А., приехавшей из Колпино под Ленинградом, организовалась Детская республиканская библиотека, то они перешли на работу с детьми.

В 1961 г. поступила в ОКЛ и проработала 18 лет Матрена Алексеевна Кириллина. С ней легко и приятно работалось. Она многое выполняла, пригодился и ее красивый почерк, и умение вести документацию отдела. Только с отменой должностей младших библиотекарей, что случилось нескоро, ее труд получил более подобающую оценку.

С какими отделами комплектование больше всего было связано? Прежде всего, это отдел обработки. Во времена Б.М. Чижика, да и потом, это был самый большой отдел. У истоков его стояла Полицинская И. Н., полагаю, что именно при ней была заложена сложная и большая система каталогов.

В 1962 г. Т.С. Токарева замещала меня в отделе комплектования, в связи с тем, что я ушла в декретный отпуск. При ней дважды перевозили фонды, освобождая старое кирпичное здание от книг, так как в стенах появились трещины, опасно становилось работать. Тамара Степановна составила “Положение о фонде редких книг”, участвовала в очищении фонда от устаревших изданий. С фондами работают многие отделы, возникающие проблемы должны решаться сообща, поэтому я в 1965 г. обратилась в дирекцию с предложением о создании, по примеру других библиотек, Совета по формированию фондов, но получила отказ. Жизнь все равно заставила. В 1967 г. Токарева Т.С. организует такой Совет из девяти человек. При Тамаре Степановне стал возможен вторичный отбор литературы основного фонда, 1966 г. – начало этой работы. Она организовала комиссию по проверке состояния библиотечных каталогов и разработала регламентирующую документацию. Ни до, ни после подобного внимания к фондам и каталогам не было, поэтому, работай Тамара Степановна дальше, решение многих вопросов, как мне представляется, пошло бы по правильному руслу на благо библиотеке, но с переходом в новое здание, она вскоре вернулась с семьей в родные края.

Затем был долгий период работы при заместителе директора Татьяне Андреевне Жараевой. Это время можно охарактеризовать, как пик методической и всевозможной другой работы с фондами. Как Татьяна Андреевна успевала все делать, выдерживать большое напряжение – трудно сказать. Но она находила время проводить совещания Совета по формированию фондов, бывать в библиотечном коллекторе и на многое другое. Мне нравилось в ней то, что она быстро принимала решения, не боялась ответственности, не мешала работать, доверяясь опыту и интуиции заведующих, хорошо знала кадры, была добра и внимательна.

Возвращаясь к отделу комплектования, можно сказать, что он представлял тогда лишь необходимое звено для отдела обработки, тем более что, как минимум, 35% совокупного рабочего времени уходило на разбор и расстановку печатных карточек Всесоюзной Книжной Палаты. Скоро в отделе появился справочный аппарат, включающий эффективную картотеку текущего комплектования, а Л.Н. Аверенская со своим громоздким “хозяйством” вернулась в отдел обработки, к взаимовыгоде обеих сторон.

Когда я пришла в отдел, то была удивлена отсутствием суммарного учета. Хотя в 1948 г. все инвентарные книги, их тогда насчитывалось 125, специальная комиссия подсчитала по количеству книг и сумме. Однако общих данных по основному фонду не было. Только с 1948 г. в инвентарных книгах стали проставляться отделы классификации, и снова потребовались большие усилия комиссии, чтобы определить их, сделать отметки карандашом, а потом подсчитать. Поэтому первая книга суммарного учета появилась только в 1956 г. К феноменам библиотеки можно отнести двойную нумерацию книг, которая неизвестно зачем и откуда появилась и значительно осложняет работу до сих пор, хотя и была прекращена на 320.000 номере в 1948 г.

В первом отчете ОКЛ за 1957 г., других не было, приводятся данные о 13 фондах, а в целом фонд насчитывал 710.000 библ. ед, в т.ч. основной фонд – 482224 экз., за год в него поступило 18264 экз. В 1964 г. фонд ЯРБ им. А.С. Пушкина стал миллионным. В те годы мы были по объему фонда в первой десятке среди областных краевых библиотек, что помогло в свое время получить более высокую категорию по оплате труда. Но когда в 1981 г. отказались от комплектования патентов и передали имеющиеся, в количестве 188,7 тыс. единиц ЦНТИ, то среди 73 областных и республиканских (АССР) библиотек по объему фонда занимали уже только 52-ое место. В основной фонд, составляющий в 1980 г. 75,6% действующего фонда (895.254), литература поступала стабильно и в большом количестве.

За период 1957-1970 гг. в среднем 25 тыс. в год, а за 1971-1991 гг. в среднем 28,6 тыс. Еженедельно, включая краеведческий и якутский фонды, в отдел обработки сдавалось 600-700 экземпляров.

С 1959 г. в структуре фондов появляется фонд литературы на иностранных языках. Это 15.000 книг, которые лежали неучтенными и неиспользуемыми. Среди них было много оригинальных изданий, преимущественно на готическом шрифте. К ним прибавились издания, отобранные из основного фонда – учебная литература. Заведовала отделом иностранной литературы Матрена Егоровна Захарова. Она была высокообразованной женщиной, но специальных знаний не имела. Мы много с ней общались, обговаривая каждую деталь. Все делалось тщательно и на современном уровне, но с комплектованием возникали проблемы, и лишь в 90-ые годы стали поступать оригинальные издания в дар и по обмену от ВГБИЛ на разных языках, в то время как раньше получались “Книга – почтой” лишь на немецком языке.

В 1959 г. возникает еще один фонд – обязательного местного экземпляра, который подразделялся на книги и изографику. Связано такое с возложением на республиканские библиотеки АССР выполнения функций книжных палат там, где их нет. Создавался архивный фонд, а для пополнения фондов МОЭ был потерян единственный экземпляр, вплоть до 1987 г., когда он стал поступать в библиотеку в 2-х экземплярах, хоть и не всегда. Объем поступления МОЭ: 1959 г. – 275 экз., 1963 г. – 511, 1970 г. – 265 и т.д. Работа по ежемесячным сверкам в гостипографии, посещении других, инвентаризации, ведению картотеки лежала на мне. Вышла из печати “Летопись местных изданий ЯАССР” за 1959-1960 гг., составленная В.М. Сенцовым. Для такой работы нужен был специальный сотрудник, но вплоть до 1973 г. она лежала на ОКЛ, перейдя с созданием краеведческого отдела Местниковой Зинаиде Романовне. В 1973 г. фонд Местный Обязательный Экземпляр (МОЭ) уже достиг 5083 названий, в т.ч. 1865 – на якутском языке, поступления из года в год возрастали.

Из первого отчета ОКЛ (1957 г.) видно, что сразу же наметились, помимо текущего комплектования, такие направления, как составление тематических планов и профилей, комплектования, докомплектование и книгообмен стали заказывать литературу “Книга – почтой” (52 изд.), набирал силы внутрисоюзный книгообмен (919 экз.), не говоря уж об инвентаризации (32 тыс.) и печатных карточках ВКП (30 ящиков). Год от года увеличивался объем работы и ее содержание, поэтому помогали сдельные работники, так же, как и в обработке. Они менялись, какого-либо опыта не имели. Мучения с помещением скоро кончились, так как абонемент был переведен на ул. Аржакова, 14, освободив площадь для OKJI.

Первоначально имелись два самостоятельных обменных фонда – краеведческий и якутской литературы, они инвентаризировались и отмечались на обороте карточек служебных каталогов. Я посчитала, что инвентаризировать обменные фонды нет смысла. С 1961 г. объединив текущие поступления и присоединив к ним суммарно прежние фонды – создала резервный фонд местных изданий. Определить наличие того или иного издания можно было по алфавитной картотеке местных изданий. К концу 1961 г. резервный фонд насчитывал 14.904 экз. Обменный фонд был создан мною без каких-либо указаний, когда в 1964 г. библиотека ЯФСО АН СССР передала нам всю свою художественную литературу. Нас она особенно не интересовала, но как-то надо было ее учесть. Литература эта скоро разошлась, но обменный фонд стал совершенно необходим. По обмену в дальнейшем получали до 6 тыс. книг и далеко не все они использовались, отсеивались некоторые издания из ЦНКБ, передавались книги из фонда абонемента и неиспользуемые областные издания из основного, ликвидировались библиотеки. Места для этого фонда не было, он хранился в амбаре, работать с ним можно было только летом.

Так продолжалось до 1966 г., когда, наконец, дирекция создала сектор обменно-резервного фонда (ОРФ) с двумя сотрудниками: С.И. Игнатьевой и Романовой НА. Обменно-резервный фонд в количестве 26313 экз. разместился на ул. Кирова, 3. Светлана Ивановна человек со светлой, доброй душой. Она пришла к нам в 1965 г. после окончания ВСГИК. Литература поступала и выбывала, как и должно было быть, что свидетельствовало о постоянной работе с фондом. Сохранялся и рос только резервный фонд. В 1985 г. С.И. Игнатьева перешла в справочно-библиографический отдел, очень жаль было с ней расставаться, но она проработала в таких тяжелых условиях 19 лет, нужна была перемена.

Бедой основного фонда являлось то, что он был переполнен, помимо устаревшей, еще и непрофильными изданиями. Тогда такого понятия не было, в фонд включалось абсолютно все, что присылалось. Поступало же исключительно много, так как первое время это был полный обязательный экземпляр из Всесоюзной Книжной Палаты, а затем из ЦНКБ. Но и это бы было поправимо, если бы осуществлялся “отсев”, вполне легальный метод работы комплектаторов, однако пример с тематическими планами издательств красноречиво говорит о царившей атмосфере. Сыграло роль и то, что не было обменного фонда, фондов брошюр временного хранения и групповой обработки. Позднее, при исключении, мелкие бесплатные издания составили десятки тысяч.

Проводилось много исследований и по каталогам, и по фонду книгохранения, был просмотрен с привлечением ряда сотрудников весь фонд абонемента, изучались периодические издания. Тогда библиотекам было дано указание просмотреть и очистить свои фонды по 60-е годы. Отдел комплектования участвовал вместе с другими отделами в выполнении огромного исследования по заданию ГПНТБ СО АН СССР по библиотечно-библиографическим ресурсам региона, составил 50 таблиц. В 1981 г. участвовали в исследовании “Рациональное размещение и использование библиотечных ресурсов в стране” по Якутии.

Изучение показало, что из 10 книг здесь 9 никогда не выдавались, особенно по технике и сельскому хозяйству. Для проведения огромной работы была создана комиссия, составлялись годовые и перспективные планы, которые утверждались и обсуждались на Совете по формированию фондов. Проведена огромная работа, ежегодно исключалось до 2 тыс. и более книг. Так, с 1966 по 1982 г. из основного фонда выбыло 306 тыс. изданий, половину их составила техническая и сельскохозяйственная литература, 22% – общественно-политическая, 9% – художественная и 19% –- другая литература. За 1983 – 1991 гг. из основного фонда выбыло еще 216707, а всего за 25 лет с 1966 г. по 1991 г. – 522.700 экз. В результате библиотека приблизилась к сбалансированному комплектованию, повышению количественного и качественного соответствия фонда информационным потребностям. На этом санация основного фонда закончилась: слишком мало стало поступать литературы в основной фонд, до 5 тысяч, появилась компьютеризация.

С переходом в новое здание библиотеки окончательно сложился, с небольшими изменениями, штат отдела, сначала четыре сотрудника, а с 1980 г. – пятеро. Старейшие работники ОКЛ – Горбушина В.М. (с 1967 г.) и Брыжаха B.C. (1970). В разные годы в отделе комплектования трудились Ларионова Альбина Михайловна (1967), Грязнухина Елена Егоровна (1976-1989), Алсанова Альбина Ивановна (1981), Захаркина Анна Гавриловна (1987-1990). Одни перешли внутри библиотеки в другие отделы, в том числе с повышением, другие сменили деятельность.

Горбушина Валентина Марковна имела опыт библиотечной работы в массовых библиотеках Омской области и в технической – Херсонского судостроительного завода. Валентина Марковна выполняла многое, но основным ее участком была периодика, которая с перестройкой начала играть главенствующую роль. Например, в 1983 г. библиотека получала 1005 названий журналов. Никому не удавалось лучше ее бороться с пробелами доставки, она буквально сражалась за каждый журнал и газету. Против ожидания, так как полагали, что компьютеры – дело молодых, Валентина Марковна свободно с ним справлялась. Ее отличали профессионализм, ответственность, добросовестность, она располагала к себе людей, несмотря на резкий характер, с ней делились своими проблемами. За эти годы Валентина Марковна вырастила дочь, умницу и красавицу, которая сменила ее на библиотечном поприще.

Брыжаха Валентина Васильевна – единственный старший библиотекарь в отделе. Республиканская библиотека им. А.С. Пушкина ей была уже знакома: она работала здесь до поступления в институт, затем почти два года в читальном зале, некоторое время заведовала Маганской сельской библиотекой. Живая, общительная, Валентина Васильевна была незаменима в докомплектовании местных и центральных изданий. Работу отдела она знала досконально, делала все быстро и точно, помогала другим, любила порядок. Не будь ее, вряд ли я бы могла выполнять такую обширную работу, выходящую за рамки повседневной работы отдела. Она меня поддерживала в начинаниях, многое брала на себя. Выполняла часть командировок, с ее приходом в отдел я могла, наконец, освободиться от подписки на периодику, с течением времени Валентина Васильевна переняла у меня составление “Сводного указателям журналов, выписываемых библиотеками г. Якутска”, составляла таблицы по фондам, печатала материалы отдела. Со становлением нового отдела положение В.В. Брыжахи оказалось тяжелее, чем других, и она рано ушла на пенсию.

С 1989 г. в отделе по нашей инициативе введена бригадная форма организации оплаты труда, заключен трудовой договор, разработано положение, выработан коэффициент трудового участия (КТУ) в соответствии с личным вкладом каждого сотрудника. Этот период можно охарактеризовать, как лучший для отдела и для сотрудников, когда все делалось быстро и как бы само собой, но он быстро закончился. По инициативе ГПНТБ, а потом ГБЛ, в библиотеках стала внедряться НОТ, вышло пособие для областных библиотек. Я выезжала в 1970 г. во Владивосток, где проводились научно-практическая конференция по научной организации труда, и позднее – в Омск. В отдел комплектования эта сторона работы также была взята на вооружение: индивидуальные дневники учета работы, нормы, учет затрат рабочего времени каждым сотрудником и на отдельные производственные процессы. Разрабатывался “Путь книги”, проверялись сроки прохождения литературы до читателей. Литература в отделе не залеживалась, да и места для этого не было.

Очень недолго просуществовал сектор депозитарного хранения. Он был создан в 1982 г., заведующей была назначена Мария Николаевна Семенова. М.Н. Семенова многое сделала по координации комплектования краеведческой литературы и ее хранению, так как ЯРБ им. А.С. Пушкина является депозитарием по хранению краеведческой и национальной литературы. Фонды в книгохранении краеведческой и национальной литературы оказались в ее введении. Мария Николаевна провела их проверку, освободила от излишней дублетности. С 1989 г Мария Николаевна уже не работала, решила уйти на пенсию. Был конкурс на замещение этой должности, победителем вышла Елена Егоровна Грязнухина. Труды ее упирались в невозможности из-за постоянного денежного кризиса отправлять за пределы республики бандероли и посылки. В таком же положении находился сектор обменно-резервного фонда. Вскоре сектор депозитарного хранения закрыли, поступления по внутрисоюзному книгообмену тоже сошли на нет, библиотека потеряла возможность для ретроспективного комплектования.

Очень тесная связь у меня была с Республиканским библиотечным коллектором (ЯРВК). И как комплектатора ЯРБ им. А.С. Пушкина, и как члена, а затем председателя Межведомственного библиотечного совета. Я была в ряде коллекторов других городов, где видела солидные организации с большим товарооборотом, вряд ли нуждающихся в том, чтобы кто-то встревал в их деятельность. ЯРБК разительно от них отличался. 1973 г. заказы отдела комплектования на отраслевую литературы были выполнены лишь на 53,7%, то в 80-ые годы почти полностью, сравнявшись по объему с платным обязательным экз. из ЦНКБ. Это тем более было необходимо, так как отраслевые отделы, абонемент делали большие заказы по темпланам издательств.

В 1990 г. ЯРК Б еще существовал, наконец-то обретя свое помещение, но постепенно он ушел в небытие, как и издательские темпланы. Не стало такого удобного местного централизованного источника комплектования. Библиотека, можно сказать, оказалось у разбитого корыта. В ЯРБК пришлось работать в тесном контакте с Аммосовой Валентиной Семеновной, и мне приятно это вспоминать. Она была главным библиотекарем по комплектованию массовых библиотек, и сменила меня на посту председателя Совета.

С 1991 г. я стала ведущим библиотекарем. В отдел пришел новый заведующий – Татьяна Петровна Павлова. До этого она исполняла обязанности главного библиотекаря по комплектованию массовых библиотек. Татьяна Петровна с присущей ей деловитостью и расторопностью скоро вникла во все процессы работы. У нас с ней было единое мнение по вопросам комплектования, она воспринимала и решала проблемы с верных позиций. С Татьяной Петровной мы с Горбушиной В.М. проработали до июля 1998 г., когда окончательно распрощались с отделом комплектования, перейдя на технические должности.

Для создания коллекции имелись все условия. Полнота комплектования краеведческого и якутского фонда всегда находилась в центре внимания ОКЛ, каждое название приобреталось в большом количестве экз., в том числе и для резервного фонда. Имелись с 1960 г. картотеки местных изданий и краеведческой литературы вышедшей за пределами республики. Между тремя отделами в целом было полное единство по этому вопросу, но существовали и другие мнения, особенно у дирекции. И если другие фонды создавались с “легкостью необыкновенной”, то в данном случае на споры и сомнения ушло два года, а текущая литература накапливалась. Сама идея не вызывала сомнения, но с техническим ее осуществлением было очень сложно: какая расстановка, шифры, суммарный и индивидуальный учет, каталоги, общий фонд или отдельные коллекции, как быть с газетами, книгами на иностранных языках, нотами, грамзаписями, изографикой и т.д.

К инвентаризации книг приступили в конце 1992 года, сейчас в фонде “Сандалы Бичик” уже 17000 книг. В настоящее время мне доверено, путем просмотра книг краеведческого фонда с самых первых поступлений, отбирать редкие и ценные книги, изданные до 1926 года, а с ними и другие, в основном издававшиеся тогда за пределами Якутии. Фонд “Сандалы Бичик” будет самым ценным и уникальным, имеющим не только местное, но и всероссийское значение.

Национальная библиотека Республики Саха (Якутия) стала для меня вторым домом на 50 лет. Сейчас уже немного осталось знакомых сотрудников, а вот фонды свои, родные и их судьба волнует. Если даже я сама и не распределяла все книги, то проверяла, как это сделано другими, держала их в руках, запоминала. В своих статьях я постаралась отразить историю развития фондов с организации Якутской республиканской библиотеки им. А.С. Пушкина и до 90-х годов. Дальше, хочется верить, эстафету примут новые кадры. Кончился 20 век, кончился старый отдел комплектования».